忙しい毎日を送られている皆様には毎日タスクがどんどん降りかかって来ているのではないでしょうか。
「タスク量が増えすぎてさばききれない。」
「タスクに時間を取られて寝る時間がなくなっている。」
今回の記事ではこのような悩みをお持ちの方に向けてたタスクを高速で処理していくための方法論についてまとめています。
タスクをうまく処理することができれば、以下のようなメリットがあります。
・タスクをこなすべき順番がわかります。
・自分がこなさないといけないタスクを洗い出すことができます
・溜まっているタスクをどんどん消化できます。
・タスクが溜まりにくくなり、タスクを消化するための時間や余裕が生まれます
タスク管理については今後の人生においても必ずついて回りますし、課題となっていくでしょう。
そんなタスクを処理するためにもタスク処理の方法について考えていきましょう。
※タスク作成編
1.タスクのリスト作成
まずはすべてのタスクをリストアップしましょう。これには仕事関連のタスク、家庭のタスク、個人的なタスクなどが含まれます。
タスクは具体的で明確に記述し、期日（締め切り）を設定します。
このフェーズではとにかくアウトプットあるのみです。
頭の中にある予定を出して出して、出しまくりましょう。
2.優先順の設定とかかる時間の予測
タスクを優先順位に従って整理しましょう。重要度と緊急度に基づいて優先順位をつけていきます。
マトリックスを使用して、タスクを「重要で緊急」「重要だが緊急でない」「緊急だが重要でない」「重要でも緊急でもない」の四つのカテゴリに分類することができます。
リストアップしたタスクに優先順位を付けましょう。
リストの中のタスクを同時並行で一気にすすめることはできません。
優先順位をつけてその順番通りに１つ１つすすめていきましょう。
おそらく、この優先順位を決めるという項目が一番時間を要するフェーズだと思います。
時間は有限です。この有限な時間をどのように消費していくかは時間管理の一番の課題になります。じっくりと時間をかけて優先順位を決めましょう。
また、一つのタスクに対してかかる時間を見積もることをおススメします。
そのタスクを消化するのにどのぐらいの時間がかかるか予測をしていけばかかる時間を把握できます。
かかる時間が把握できればスケジュールに落とし込むことも可能となりますので、時間管理の質が向上します。
タスクが出てくるたびに最初にかかる時間を予測してみてください。
最初は予測した時間通りに進まないかもしれませんが、慣れてくれば概要がわかっただけで「このタスクはこれぐらい時間がかかる」ということがわかるようになります。
3.週次/日次計画を立てる
優先順位を決めたら、タスクを消化するための計画を立てましょう。
1,2の段階でどれだけのタスクがあって、どのタスクから消化していけばいいかを決めることができたかと思います。
この段階ではそのタスクを消化するためにどれほどの時間を取ることができるかを考えましょう。
あなたにはこのタスクを消化するための時間がこの1週間にどれほどあるでしょうか。
「上手なタスク管理」は「時間を有効活用すること」とほぼ同義です。
まずは自分がタスク消化に充てることのできる時間について把握しましょう。
そして、次のステップとしてそのタスクを消化するためにどれほどの時間を使わなければいけないかについて把握しましょう。計画を立てるためには手帳やカレンダーアプリが有効です。
カレンダーに予めタスクを消化するための時間を記入しておけば、よほどのトラブルがない限りその時間には確実にタスク消化に充てることができます。
当たり前のことですが、タスクを消化するためにはタスクを消化するための時間を作って作業をするしかありません。
一流のビジネスマンは単純にこの作業をするための時間を確保するのが上手いのです。
計画を立てて実行するためには、タイムマネジメントのためのアプリやスケジュール用のアプリを使うと効率よく行えます。
※行動編
4.タスクの分割
大きなタスクは何から手を付ければいいのかわからなくなる時があります。
それを防ぐためにタスクは小さく分解してみましょう。
できることならば、30分以下で終わるほど小さく分解するのが良いです。
タスクを分解して小さくしていると取り掛かりやすくなるだけでなく、大きなタスクの進捗状況もわかりやすくなるというメリットもあります。
タスクを小さくするとタスクの消化が速くなります。タスクの消化が進めば進むほど、モチベーションが上がりますのでおススメの方法です。
5.タイムマネジメントテクニックの使用
タスクの実行フェーズではいかにしてタスクを早く終わらせることができるかが重要になってきます。
タスクを速く終わらせることに必要なのは以下の項目になります
・集中力を高めて作業に取り掛かる
・タイムマネジメントテクニックを活用する
などが有効になります。
別記事でポモドーロテクニックについて解説していますので参考にしてみてください。
※ツール活用編
6.タスク管理における電子ツールの有用性
TODOリストは人によって好みはわかれますが、デジタルでの管理とアナログでの管理ができます。
どちらにもメリット、デメリットがありますが、TODOリストは電子ツールで管理するのが有効です。
TODOリスト用のアプリはたくさんありますが、個人的にはGoogleTODOが使いやすいと思っています。
また、それに匹敵するぐらいMicrosoft To Doも使いやすいです
どちらも共通しているのは、IDを取得してしまえば、カレンダーと同期できる点です。カレンダーにTODOが入ってくると、その日にしなければならないタスクが一目瞭然で分かるようになります。
また、PCでもスマホでもTODOリストが管理できるのもメリットです。
電子ツールを上手く活用して、タスクの処理を行うスケジューリングをうまく行いましょう。
まとめ タスク管理能力を高めていきましょう
仕事に私生活に毎日多くのタスクに囲まれた生活を送っているのではないでしょうか。
タスクは増えていく一方なので毎日、確実にタスクを処理して減らしていかないといけません。
そのためにも、タスクを上手く管理してどんどん消化していきましょう。
目の前のタスクを減らすことができれば、新しいタスクを入れ込むスペースが生まれます。
古いタスクはどんどん消して、新しいタスクをどんどん入れて、やるべきことを日々こなしていきましょう。
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