まずは結論です。
1. 結論：時間管理はタスクを減らすことが最重要
多くのビジネス書やメディアでは、時間を上手に使う「時間術」が語られがちですが、本当に大切なのは「やるべきことを減らす」こと。どんなに優れたテクニックやツールを使っても、タスクの山が目の前にあれば、結局は時間に追われる生活から抜け出せません。
時間管理の第一歩は、タスクを効率よくこなすことではなく、無駄なタスクを思い切って手放す勇気を持つことです。これにより、本当に重要な仕事や、自分のための時間に集中できるようになります。
1-1. なぜ「タスクを減らす」ことが時間管理の第一歩なのか
あなたは毎日、無意識のうちに「やらなくてもいいこと」に時間を奪われていませんか？
例えば、返信が不要なメールの確認、生産性の低い会議への参加、誰かが作った資料の修正など、目的が不明瞭なタスクに時間を消費しているケースは多いです。
しかし、これらは「やらなければならない」という思い込みにすぎません。タスクを減らすことは、単に仕事量を減らすのではなく、本当に価値のある仕事や、自己成長、趣味などのプライベートな時間を確保するための最も確実な方法です。
1-2. 時間管理ツールを導入する前にやること
最新のタスク管理アプリ、高機能な手帳、デジタルカレンダー…時間管理に使えるツールは世の中にたくさんありますが、これらをいきなり導入するのはおすすめしません。
なぜなら、多くの人がツールを使いこなす前に挫折してしまうからです。
まずは、今の自分が何にどれくらい時間を使っているのかを把握することが先決です。例えば、1日の行動を記録する「行動ログ」を取ることで、あなたが無意識に使っている「隠れ時間」が見えてきます。
どんなツールを使うよりもまずはこの自己分析こそが、最も効果的な時間管理ツールです。まず、現状把握に努めましょう。
1-3. 多忙なサラリーマンにありがちな失敗
真面目な人ほど陥りやすいのが、「全部自分でやろう」とする失敗です。
「頼まれたことは断れない」
「他の人に任せるのは不安」
「自分がやった方が早い」など、責任感からくる思考が、結果的に自分を追い詰めてしまいます。
しかし、1人の時間には限りがあります。完璧主義を捨て、周囲の人に協力を求めたり、思い切って仕事を割り振ったりすることで、自分の負担は劇的に減ります。
チーム全体でタスクを共有し、お互いを信頼して仕事を任せることも、時間管理の重要なスキルです。
2. 7つの時間管理術を実践してみよう
ここからは、より具体的な7つの時間管理術をご紹介します。
使いやすい方法を見つけて、時間を有意義に使うために今日から一つでも試してみてください。
2-1. 【術1】「重要度」と「緊急度」でタスクを仕分ける
まず、自分のタスクをリストアップしてみてください。
タスクをリストアップしたら、「重要度」と「緊急度」の2つの軸で分類する「アイゼンハワーマトリクス」を用いてタスクを分類してみましょう。
アイゼンハワーマトリクスとは以下のような表であらわされます。
| 緊急 | 非緊急 | |
| 重要 | 【今すぐやる】 緊急のトラブル対応、締め切り直前の業務 | 【計画してやる】 スキルアップ、企画立案、人間関係構築 |
| 非重要 | 【他人に任せる】 返信不要なメール対応、報告書作成など | 【やらないと決める】 無駄な雑談、意味のない情報収集など |
特に注目すべきは「計画してやる」タスクです。緊急ではないが、将来の成果につながる重要なタスクを計画的にこなすことで、目先のタスクに追われる日々から抜け出せます。
タスクを緊急性だけで振り回されるのではなく、重要性によって実施するかどうかを検討していきましょう。
2-2. 【術2】集中と休憩を繰り返す「ポモドーロ・テクニック」
ポモドーロテクニックとは簡単に説明すると「25分集中して作業し、5分休憩する」を繰り返すテクニックです。この短いサイクルを繰り返すことで、集中力を持続させやすくなります。
4セット（2時間）ごとに15〜30分の長めの休憩を挟み、脳をリフレッシュさせましょう。スマートフォンを遠ざけ、通知をオフにするなど、作業中は外部からの干渉を徹底的に排除することが成功の鍵です。
2-3. 【術3】頭の中を整理する「GTD（Getting Things Done）」
頭の中にある「やるべきこと」をすべて外部に書き出すことで、脳の負荷を減らすのがGTDです。
人間は多くのことを頭で記憶しようとすると、無意識のうちにストレスを感じ、集中力が低下します。
仕事、プライベートを問わず、思いついたことはすべてメモやアプリに書き出し、「外部の記憶装置」に任せてしまいましょう。頭の中がスッキリすることで、目の前のタスクだけに集中できるようになります。
2-4. 【術4】隙間時間を活用する「マイクロタスク」
通勤電車の中や、会議の開始を待つわずかな時間など、日々の「隙間時間」は意外と多いものです。これらの時間を有効活用する「マイクロタスク」を意識してみましょう。
例えば、1行で済むメール返信、上司への簡単な報告、次の会議の議題をざっくりとまとめるなど、数分で終わるタスクです。このようなマイクロタスクの処理数を重ねていくことで、時間が創出できます。
ちょっと時間が空いたらスマホをいじるのではなく、マイクロタスクをこなしてみてください。この積み重ねが大きな時間の節約につながります。
2-5. 【術5】定時で帰るための「逆算思考」
「仕事が終わらなかったら残業する」という前提で仕事をしていませんか？
この思考法は時間管理においては大変危険です。
これを「定時までに仕事を終わらせるにはどうすればいいか？」という「逆算思考」に切り替えてみましょう。
逆算思考により、無駄な時間が許されなくなり、自然と生産性が上がります。例えば、「この会議は30分で終わらせる」「優先順位の低いタスクは明日に回す」など、具体的な対策を立てて時間管理に徹せるようになります。
2-6. 【術6】プライベートを「人生への投資」と捉える
仕事が終わった後の時間は本来プライベートの時間です。何をしても構いません。ただこのプライベートの時間を漠然と過ごしてしまうぐらいなら、未来に向けた貴重な「投資」の時間として活用してみませんか？
新しいスキルを学ぶための勉強、健康のための運動、気分転換のための趣味など、自分の人生の質を高めるために時間を使ってみましょう。
仕事とは別の場所でインプットやアウトプットを行うことで、仕事のパフォーマンスも向上し、より充実した日々を送れるようになります。
2-7. 【術7】疲れた時は無理をしない勇気を持つ
ここまで時間管理方法について説明してきました。時間管理というと、すべての時間を有効活用しようとストイックになりがちです。
ですが、その一方で皆さん人間です。疲れていることもあると思います。そんな時に作業をしても、集中力は低下し、非効率的になるだけでなく、ミスも増えやすくなります。
疲れの溜まっている時には、思い切って早めに休む勇気を持つことが大切です。心身を休める時間も重要な時間管理の一つです。
「勇気を持って休む」という選択肢も一つの時間管理方法として検討するようにしてください。
3. まとめ：時間管理は「人生の質」を高めるための手段
時間管理は時間を管理することが目的ではありません。
時間を創出して、その創出した時間を有意義に使うことが目的です。目的と手段を誤らず、有意義に時間を使うことで人生の質を高めることを目指しましょう。。
時間をコントロールすることは、あなたの人生そのものをコントロールすることにつながります。時間に追われ、他人のペースで生きるのではなく、自分の価値観に基づいて時間をデザインできるようになるのです。仕事とプライベートのバランスが整い、心にゆとりが生まれれば、あなたの人生の質は間違いなく向上します。
ぜひ今日から、自分にとって本当に価値のある時間を生み出すための第一歩を踏み出してみませんか。
コメント