仕事やプライベートなど、限られた時間を有効活用しながら成果を上げたい、すなわち生産性を高めたいと考える人は多いでしょう。
しかし、具体的な方法が分からず日々の忙しさに追われてしまうことも少なくありません。
そこで当記事では、生産性の高い人に共通する7つの特徴と習慣を紹介します。これらの習慣を意識することで、時間の使い方が改善され、より多くの成果を上げることができるようになります。
限られた時間を有効活用し、より多くの成果を上げましょう！
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1. 目標を明確にする
生産性の高い人は目標が明確です。
「なぜそれをするのか？」を明確にすることで、目標を達成しやすくしています。
目標を明確にして目標を達成していきましょう。
各項目で詳細を解説していきます。
1-1. 具体的な目標設定をする
まず、何を達成したいのかを明確にすることが重要です。目標が曖昧だと、モチベーションを維持することが難しく、途中で挫折してしまう可能性があります。
目標設定の際には、SMARTと呼ばれるフレームワークが有効です。SMARTとは、
・Specific（具体的）
・Measurable（測定可能）
・Achievable（達成可能）
・Relevant（関連性がある）
・Time-bound（期限がある）
という頭文字を取ったものです。
例えば、「1ヶ月で体重を5キロ減らす」という目標はSMARTな目標と言えます。
一方、「もっと仕事ができるようになりたい」という目標は、具体的な数値や期限が設定されていないため、SMARTな目標とは言えません。
目標を立てるときには達成することを念頭に置いて具体的に目標を立てるようにしましょう。
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1-2. 目標達成のための綿密な計画を立てる
目標が決まったら、次はどのように目標を達成していくのかを計画する必要があります。
計画は、具体的な行動と期限を明確にすることで、実行しやすくなります。
計画時にも使ったSMARTの手法を実行時にも使いましょう。
例えば、「1ヶ月で体重を5キロ減らす」という目標であれば、以下のような計画を立てることができます。
・毎食のカロリー摂取量を200kcal減らす
・週に3回、30分間の運動をする
・朝に、毎日体重を記録する
計画を立てる際には、自分の能力や時間的な制約を考慮し、無理なく達成できる内容にすることが重要です。
1-3. 目標達成に向けたモチベーション維持
目標を達成するためには、モチベーションを維持することが重要です。モチベーションを維持する方法としては、
などが有効です。
・目標達成のメリットを書き出す
・目標達成までの進捗を記録する
・周囲の人に目標を宣言する
また、目標達成に向けて小さな成功体験を積み重ねることも重要です。
小さな成功体験を積み重ねることで自信がつき、モチベーションを維持しやすくなります。
2. 時間管理を徹底する
生産性の高い人は時間管理を徹底しています。ムダな時間を極力排除しています。どういうことか解説していきます。
2-1. 時間の使い方を把握する
生産性の高い人は、自分の時間の使い方を把握しています。そうすることで、自分が何に時間をかけて、何に時間がかかるのかすぐにわかるようになるからです。
時間の使い方を把握するためにタイムトラッキングツールを使うのがおススメです。
タイムトラッキングツールを使うことで、1日のうちどの作業にどれだけの時間を費やしているのかを可視化することができます。時間の使い方を把握することで、無駄な時間を削減することができます。
2-2. スケジュール管理
時間の使い方を把握したら、次はスケジュールを管理する必要があります。スケジュール管理には、手帳やカレンダーアプリなどを活用しましょう。
スケジュールを管理する際には、以下のような点に注意しましょう。
・余裕を持ったスケジュールを立てる
・突発的な対応のための時間確保
・休憩時間の確保
スケジュールを立てる際には、自分の能力や時間的な制約を考慮し、無理なく実行できる内容にすることが重要です。
2-3. 集中力を高める環境づくり
集中力を高めるためには、以下のような環境づくりが重要です。
・静かな環境
・整理整頓された環境
・適度な照明
また、集中力を高めるツールやアプリを活用するのも有効です。
集中力が途切れた場合は、無理に作業を続けるのではなく、短時間休憩を取るようにしましょう。
3. タスク管理を効率化する
タスクの消化数は生産性に直結しています。生産性の高い人は効率的にタスクを管理し、消化しています。タスクの管理方法について解説していきます。
3-1. タスクを整理・分類する
タスクを整理・分類することで、何をすべきかを明確にすることができます。タスクを整理・分類するには、以下のような方法があります。
・タスクを書き出してみる
・書き出したタスクを分類する
・分類したタスクに優先順位をつける
タスクを整理することで、頭の中も整理されます。そうすれば、効率的に作業を進められるようになります。
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3-2. 優先順位をつける
すべてのタスクを同じタイミングで完了させることは不可能です。そのため、タスクに優先順位をつけることが重要です。
優先順位をつける際には、
・重要度
・緊急度
・自分の能力
などを考慮しましょう。
3-3. デッドラインを設定する
各タスクにデッドラインを設定することで、集中して作業を進めることができます。デッドラインを設定する際には、以下のポイントを考慮します。
・現実的な期限: 無理な期限を設定すると、達成できずにストレスが溜まってしまいます。
・バッファ: 予期せぬトラブルが発生することを考慮して、バッファを設けましょう。
・他のタスクとの兼ね合い: 他のタスクのデッドラインと調整しましょう。
タスク管理を効率化することで、時間を有効活用し、より多くの成果を上げることができます。
4. 情報整理を習慣化する
情報過多の時代なので、毎日大量の情報が入ってくるかと思います。そんな中で、情報を整理できていないとすぐに溢れてしまいます。生産性の高い人は定期的に情報を整理する時間を設けています。
4-1. 情報の取捨選択
情報過多の現代社会において、必要な情報と不要な情報をしっかりと見極めることが重要です。
情報を取捨選択する際には、
・情報の信頼性
・情報の鮮度
・情報の自分にとっての価値
などを考慮し、必要性を考慮しましょう。すべての情報を集めていたらいくら時間があっても足りません。本当に必要な情報のみを集め、必要ない情報は捨てるような配慮が必要です。
4-2. 情報の整理方法
収集した情報はすぐに整理しましょう。情報整理には、以下のような方法があります。
・フォルダ分け
・アプリやツールの活用
・メモアプリの活用
自分に合った情報整理方法を見つけることで、効率的に情報を管理することができます。
情報の整理で一番重要なのは「すぐに片付けること。」です。いつか片付けようと思って近くに置いていても結局片付けません。
情報を100%の力で活用できるように情報を整理しましょう。
4-3. 情報の活用
整理した情報は、積極的に活用しましょう。情報活用には、以下のような方法があります。
・仕事や勉強に役立てる
・アイデア創出に役立てる
・人と共有する
情報を活用することで、知識や経験を積み重ねることができます。生産性の高い人は情報を100%の力で活用します。積極的に情報を活用していきましょう。
5. インプットとアウトプットのバランスを取る
生産性の高い人はインプットもアウトプットもどちらも高い水準で実行しています。どちらか一つだけしか行わないということはありません。インプットとアウトプットをバランスよく行いましょう。
5-1. インプットの重要性
新しい知識やスキルを身につけるためには、インプットが欠かせません。インプットには、
・読書
・勉強
・セミナー
などが有効です。
常にインプットをすることを心がけ、新しい情報を取り入れるようにしましょう。
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5-2. アウトプットの重要性
インプットした情報は、アウトプットすることで自分のものになります。生産性の低い人はインプットしただけで満足し、アウトプットができていません。アウトプットには、
・仕事で発揮する
・試験を受ける
・ブログ記事を書く
などが有効です。アウトプットすることができればインプットした情報が役立っている証拠です。どんどんアウトプットすることを心がけましょう。
5-3. インプットとアウトプットのバランス
インプットとアウトプットは、バランスを取ることが重要です。インプットばかりでは知識が頭の中にとどまってしまい、高い実力は発揮できません。アウトプットばかりでは新しい知識を身につけることができません。
双方のバランスを取り、自身の能力を高めていきましょう。
6. 自分に合ったツールを活用する
時間管理、タスク管理、情報整理など、様々なツールを活用することで、効率的に作業を進めることができます。
6-1. 時間管理ツール
カレンダーアプリやToDoリストアプリ、タイムトラッキングツールなど、時間管理に役立つツールが多数あります。
・カレンダーアプリ: スケジュールの管理に役立ちます。Googleカレンダー、Outlookカレンダーなどが人気です。
・ToDoリストアプリ: タスクの管理に役立ちます。GoogleToDo、Microsoft todoなどが人気です。
タイムトラッキングツール: 時間の使い方を分析するのに役立ちます。Toggl、Harvestなどが人気です。
6-2. タスク管理ツール
プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールなど、タスク管理に役立つツールが多数あります。
・プロジェクト管理ツール: Asana、Backlogなどが人気です。
・タスク管理ツール: Trello、ClickUpなどが人気です。
6-3. 情報整理ツール
メモアプリやEvernote、Notionなど、情報整理に役立つツールが多数あります。
・メモアプリ: GoogleKeep、Onenote、Evernote、Notionなどが人気です。
・情報整理ツール: Evernote、Notionなどが人気です。
ツールの活用例
・時間管理: カレンダーアプリを使って、スケジュールを管理する。
・タスク管理: ToDoリストアプリを使って、タスクを管理する。
・情報整理: Evernoteを使って、情報を整理する。
ツールを活用することで、以下のようなメリットを得ることができます。
・作業時間の短縮: 手作業で行うよりも、ツールを使う方が時間を短縮できます。
・ミスの削減: ツールを使うことで、ミスを減らすことができます。
・集中力の向上: ツールを使うことで、作業に集中することができます。
自分に合ったツールを見つけるためには、実際にいくつか試してみることが大切です。
7. 継続的に改善していく
生産性を高められても一時的では意味がありません。継続的に改善して、さらに生産性を高めていきましょう。
7-1. 自分の習慣を振り返る
定期的に自分の習慣を振り返り、改善点を見つけることが重要です。自分の習慣を振り返る際には、
・自分がどのような習慣を持っているのか
・どの習慣が生産性を高めているのか
・どの習慣が生産性を低めているのか
などを分析しましょう。
僕は意識的に「出したものはすぐに片付ける」ようにしています。目の前にものが積み重なっていくとごみに変わったように感じるので、物を溜めないように心がけています。
7-2. 改善点を見つける
自分の習慣を振り返ったら、次は改善点を見つける必要があります。改善点を見つける際には、
・他の人の習慣を参考にする
・書籍やブログ記事を参考にする
・専門家に相談する
などが有効です。
私も生産性を高めることができるような記事を書いていきますので参考にしてください。
7-3. 習慣を改善するための行動
改善点を見つけたら、次は行動に移すことが重要です。習慣を改善するには、
・小さな目標を設定する
・継続しやすい環境を作る
・周囲の人に協力してもらう
などが有効です。
習慣は時間をかけて直すものです。ゆっくりとでも毎日、歩を進めましょう。
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まとめ
今回は、生産性の高い人に共通する7つの習慣をご紹介しました。
これらの習慣は、
1.目標を明確にする
2.時間管理を徹底する
3.タスク管理を効率化する
4.情報整理を習慣化する
5.インプットとアウトプットのバランスを取る
6.自分に合ったツールを活用する
7.継続的に改善していく
です。
これらの習慣を意識することで、限られた時間を有効活用し、より多くの成果を上げることができるようになります。
もちろん、これらの習慣をすぐに身につけるのは難しいかもしれません。しかし、継続的に努力することで、必ず身につけることができます。
ぜひこれらの習慣を実践して、生産性を高め、より充実した人生を送りましょう。
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