自分の仕事を最大限に効率化するための方法には、人それぞれのやり方があるかと思います。みなさんも入社してから今までの間に様々な方法を考え、取り入れてきたのではないでしょうか？時には先輩の方法を真似して取り入れたり、やってみた方法が自分に合わずにやめたり。
僕自身も多くのトライ&エラーを繰り返して、様々な方法を取り入れてきました。そのために、休日に出勤して、様々な方法を試し平日に早く帰れるように仕事の効率化を図り続けました。
そこで今回の記事では僕自身が、仕事をするにあたって効率化のために取り入れてきた方法をまとめています。20代のうちはほぼ休日の土曜日か日曜日どちらかは出て考えてきた方法です。（普通に終わってない仕事を処理していることもあったので、毎土日ではないですが。。）
方法について、時間の区切りごとにまとめています。
良いなと思った方法を真似してもらえると僕もうれしいです。
それでは見ていきましょう。
朝していること
まずは朝していることについてです。朝起きてから、会社の出社直後までにしていることについてまとめていきます。
自分のミッションステートメントを読む
朝一は自分の作っているミッションステートメントを読みます。このミッションステートメントを行動基準として、自分は行動しています。これは7つの習慣における「第二の習慣：終わりを思い描くことから始める」における、ミッションステートメントという自分の人生の目標について記した紙です。
僕には社会人3年目の25歳の時に悩みに悩みぬいて考えたミッションステートメントがあり、これを毎日読んで自分の中にしっかりと刻み込んでいます。
毎日読むことで今している仕事を自分の人生と結び付けて、やるべきことを管理し続けています。
ミッションステートメントについて詳しく知りたい方は以下から
一日の目標をOnenoteで管理する
朝仕事を始める前に一日の目標を立てます。目標の管理にはOnenoteを使っています。まずは朝一に当日すべきことをピックアップ。一日の業務時間を8時間として計算して、この8時間をどう埋めるかタスクを作っていきます。
ただし、実際には朝の15分は一日の目標を立てるための時間。夕方の15分は一日を振り返るための時間として使うので、実質仕事に使うのは7時間30分です。
一日の仕事の成果を最大化するためにも朝に目標を作っていくのは、自分にとっては一日の効率を左右する大事な作業です。この時間は絶対に外せない時間です。
日常でしていること
ここからは業務中に常に意識して行動していることをまとめていきます。
意識的にこれらの行動をすることで効率が上がっていると感じています。
それぞれ見ていきましょう。
机の周りはきれいにする
机の上には最低限の物しかおいていません。今置いているのはカレンダーとティッシュ。パソコンの画面とキーボードと固定電話のみです。
物が置いてあることで、あれもこれもと余計なことを考えてしまいます。
机が散らかっているのは脳内が散らかっているのと同じです。脳内を散らかさないためにも仕事の時に絶えず目に入る机の上はきれいにすることを心がけています。
Microsoft To Doで仕事にかかった時間を管理
多くの人が使っていると思われるtodoリスト。私はマイクロソフトのtodoリストを使っています。
朝、Onenoteでやるべきことをリストアップして一覧化したら、そのリストを基にタスクとしてtodoリストに落とし込みます。そのリストを一日の中でどれだけ処理できるかが勝負です。
やるべきことが明確になったならあとは集中してどんどん処理をしていきます。
※ここまで書いてきて思うのですが、たまに一日5時間程度しか働いていません。という経営者の方のインタビュー記事を見ます。
こういう方は自分の目標に対する業務の処理の仕方がうまいです。
目標を立てて脇目もふらずに集中できれば一日5時間でもその日に終えるべきタスクは必ず終わります。必要なのは集中力です。
昼寝する
ご飯を食べておなかがいっぱいになると眠たくなりますよね。そんな時は昼休みに寝ています。
昼からの仕事の生産性を上げるためにこれが一番いい方法だと思っているからです。
本来は夜のうちに良く寝ておいて、昼寝の時間は取りたくはないです。とはいえ、小さな子供がいるので睡眠時間が確保できないこともしばしば。
そんなときのためにも昼寝の時間を取って、昼からの集中力を高めていきます。
筋トレする
いつも昼寝ができればいいのですが、時間が確保できずにそうはいかないときもあります。そんな中でも仕事をしなければなりません。昼からは眠たい目をこすって仕事をするのは効率が下がってしまいます。下手すれば眠すぎて寝落ちしてしまうことも。
そんな時には、筋トレの時間を少し挟んでいます。がっつりするわけではありません。3分ぐらいです。
僕の場合は、事務所内にちょうど良い手がかかる鉄骨があるので、懸垂をしています。懸垂をして筋肉を動かすと、体内の血流が活性化されて目がぱっちり冴えてきます。
ポモドーロテクニックを活用する
仕事をするときにはポモドーロテクニックを活用しています。ポモドーロテクニックとは25分間の集中する時間と5分間の休憩を繰り返す方法。
1日の作業の中に集中する時間を極力増やして、一日の成果を最大化しています。
ポモドーロテクニックについては別記事でも解説していますので参考にしてください。
夜にしていること
仕事の時間が終わったら、明日以降に備えて英気を養います。体と脳を休めることはもちろんですが、明日以降の仕事の質を高めるためにも学びの時間も確保しています。
明日以降の仕事のために、勉強
学びの時間を常に取るようにしています。今のこの瞬間の最高の方法は来年には古くなっているかもしれません。常にアップデートしないと、状況は刻一刻と変わり続けています。
能力を高めるためにも、学びの時間を確保しています。
睡眠のために急いで家事
睡眠時間を確保するために、急いで家事をします。とにかく家事は残さないように注意しています。
嫁と分担しているので全部をするわけではないですが、さっさと家事を片付けて早めに寝れるようにしています。
毎月月初にしていること
毎月の月初1日目は目標立案と反省の日です。当月の目標を立てて、やりきるための計画に落とし込みます。
また、先月の反省の日でもあります。先月の目標に対してどの程度の成果が上げれたのかを確認して、翌月の目標を立てるための時間を確保します。
月次目標の管理
毎月、月初には目標を立てます。当月にどのように仕事をしていくのかを決めて、実行します。目標への進捗に対する反省も同じタイミングで行います。
前月の目標に対する進捗を管理して当月に活かしていきます。
まとめ 仕事を効率化するための私の方法対全でした
今回の記事では僕の仕事の方法についてまとめてきました。今まで時間をかけて培ってきた仕事の方法の集大成になります。
仕事はチームでする時間も多いですが、1人で黙々と仕事をする時間はどんな仕事でも必ず必要です。
誰しも必要な時間なので、この時間の生産性を上げるのは必須といってもいいでしょう。
人間はロボットと違い、作業を始めたら全力疾走で最後まで走り抜けられるわけではありません。勢いにのってガンガン作業を進めるような工夫が必要です。
そのために、仕組みを作って自分を乗せるための方法をこれからも考えていきます。今後も新しい方法を更新していくつもりですので、参考になれば幸いです。
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