みなさんのパソコンはきれいですか？さらにいうと、デスクトップはきれいですか？
実はパソコンのデスクトップが散らかっていると、仕事や作業の効率が落ちてしまうことはご存知でしょうか。
デスクトップが散らかっていると、必要なファイルを探すのに時間がかかるだけでなく、作業に集中しにくくなったり、精神的に疲れやすくなったりします。
そのため、僕は意識的にデスクトップをきれいな状態を保ち続けています。
今回の記事ではデスクトップをきれいにすることのメリットと、きれいに保つことで生産性を上げる方法をご紹介します。
デスクトップが汚くて悩んでいる方はぜひ最後まで読んでください。
1.デスクトップが散らかっていると生産性が落ちる理由
デスクトップが散らかっていると、生産性が落ちる理由は大きく分けて2つあります。
1つ目の理由は、必要なファイルを探すのに時間がかかることです。
デスクトップに多くのファイルやフォルダが散らかっていると、必要なファイルを見つけるのに時間がかかります。その結果、作業の効率が落ちてしまいます。
2つ目の理由は、作業に集中しにくくなることです。
デスクトップに多くのファイルやフォルダが散らかっていると、視覚的にごちゃごちゃしてしまい、作業に集中しにくくなります。視覚に雑念が入ると、思考が様々な方向へ向かってしまいます。目の前の思考に集中できないと、ミスをしやすくなってしまいます。
これらの要因からデスクトップが散らかっていると生産性が落ちてしまいます。
2.デスクトップをきれいに保つための方法
デスクトップが汚いと、生産性が落ちてしまうことは理解していただけたと思います。
では、ここからはデスクトップをきれいに保つための方法について解説していきたいと思います。
その方法は、大きく分けて3つあります。
1つ目の方法は、定期的に整理整頓を行うことです。
デスクトップにファイルやフォルダが増えたら、すぐに整理整頓するようにしましょう。
2つ目の方法は、ファイルやフォルダを整理するルールを決めておくことです。
ファイルやフォルダを整理するルールを決めておくことで、整理整頓がしやすくなります。
3つ目の方法は、自動化ツールを利用することです。
自動化ツールを利用することで、手作業で行う整理整頓を自動化することができます。
それぞれについて詳しく解説していきます。
2-1.定期的な整理整頓
まずはデスクトップは一時的にデータを保存する場所として考えてください。
その一時的なデータ使用が終わったら、決めた保管場所に収納するようにしましょう。
まずは具体的な整整頓方法について見ていきます。
2-1-1. 不要なファイルやフォルダを削除する
デスクトップが汚れる原因として一番の理由がこれです。
デスクトップに不要なファイルやフォルダが残っていると、デスクトップが散らかる原因になります。
まずは、デスクトップに残っているファイルやフォルダをすべて確認し、不要なものは削除しましょう。
2-1-2. よく使うファイルやフォルダをタスクバーに登録する
よく使うファイルやフォルダは、デスクトップに置いておくと、ファイルやフォルダを探す手間がかかります。
タスクバーに登録しておくことで、ワンクリックでファイルを開くことができます。
タスクバーに登録するためには、ファイルのアイコンを右クリックして「タスクバーにピン留めする」をクリックします。
僕はタスクバーによく使うアプリをすべて詰め込んでいます。
以下は僕のパソコンのタスクバーですが、必要なアプリを詰め込んでいます。
こうすることで、デスクトップには無駄にアイコンが増えずにきれいになります。
2-2.ファイルやフォルダを整理するルールを決めておく
ファイルやフォルダを整理するときにどのような基準で選別していますか。
選別の基準を一回一回考えているのは労力がかかりすぎてしまいます。
ここで労力がかかりすぎると嫌になってしまって、整理を辞めてしまうかもしれません。
そうならないためにも整理をする基準を決めておきましょう。
2-2-1. ファイルやデータをフォルダにまとめる
ファイルやフォルダをフォルダにまとめることで、デスクトップをすっきりと整理することができます。
フォルダをまとめる際は、以下の点に注意しましょう。
・フォルダ名はわかりやすいものにする
・フォルダの階層は深くならないようにする
子供の頃に言われたことがないでしょうか。
「出したおもちゃは片付けなさい。」と。
当時は片づけなくてもママやパパが片づけてくれたかもしれませんが、今現在PCを使用しているあなたは大人です。
デスクトップに広げたファイルやフォルダは片づけるようにしましょう。パソコンの場合はおもちゃ箱（フォルダ）に入らなくなることはありません。それに新しいおもちゃ箱（フォルダ）は右クリックすれば一瞬で作成可能です。
まずは、不要なファイルやフォルダを削除するようにしましょう。
片付けれない人の傾向として、ファイルが不要かどうかが判断つかないということがあります。
「いつか使うかもしれないから。」
「また、必要になるときが来るから。」
気持ちは理解できますが、デスクトップに置いておく必要はないですよね。ここは機械的に振舞い、要らないデータはデスクトップにはおかないようにしましょう。
不要なファイルやフォルダの判断基準としては、以下のようなものが挙げられます。
・1年以内に使用していないファイル
・バックアップを取っているファイル
・思い出として取っておく必要のないファイル
これらのような基準を決めて、ファイルやデータをフォルダにまとめていきましょう。
2-2-2. ファイルやフォルダのサイズを小さくする
ファイルやフォルダのサイズが大きくなると、デスクトップの表示速度が遅くなります。
ファイルやフォルダのサイズを小さくするには、以下の方法があります。
・圧縮ソフトを使用して圧縮する
・不要なファイルを削除する
・画像や動画などのファイルの解像度を下げる
これらの方法を駆使して極力小さなファイルに変えていきましょう。
2-3.自動化ツールを利用する
デスクトップの整理整頓を自動化してくれるツールも存在します。自動化ツールを利用することで、手作業で行う整理整頓の手間を省くことができます。
自動化ツールとしては、以下のようなものが挙げられます。
・デスクトップクリーンアップツール
・ファイル整理ツール
・自動ファイル削除ツール
これらを定期的に行わなければ意味がありません。
例えば、毎月の月末にはデスクトップの大掃除をして翌月を迎える。
毎週金曜日の夕方はデスクトップの整理の時間に決める。
こういった方法で定期的に整理整頓をするようにしましょう。
僕は一部のファイルに関しては月次で区切って格納個所を変えています。
当月が終わる月末にまとめて、新しいフォルダを作成してから翌月を迎えています。
みなさんも年末だから大掃除をするように、タイミングを決めて大掃除をすることをおススメします。
さらに定期的に掃除をしていれば、大掃除をする必要はありません。ごみが溜まる前に小掃除を習慣づけましょう。
3.まとめ デスクトップは常日頃からきれいにしよう
デスクトップをきれいに保つことで、作業の効率が向上します。
さらに無駄に時間をかけてデータを探したり、関係ないものが目に入って集中を阻害されたりといったことも無くなります。
また、デスクトップが散らかっていると、作業の効率が落ちてしまうだけでなく、精神的にも疲れやすくなります。
デスクトップをきれいに保つことができれば今よりも仕事や作業をより楽しくすることができます。
ぜひ、今回ご紹介した方法を参考に、デスクトップをきれいに保つ習慣を身につけてみてください。
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