「同じことをただ繰り返すだけ。」
「仕事のルーティン化」と聞くとこのようなマイナスなイメージを浮かべる方もおられるかもしれません。
しかし、仕事においてルーティン化は決してマイナスではありません。むしろ、仕事の生産性を向上させるために非常に有効な手段と言えるのです。
当記事では、仕事をルーティン化するメリットについて詳しく解説します。
・意思決定の負荷を減らし、集中力を高める
・経験とスキルを蓄積し、モチベーションを維持する
・自動化の可能性を探り、時間と労力を節約する
これらのメリットを理解することで、「ルーティン化」が仕事に活かせるようになります。
さらに、ルーティン化を成功させるためのポイントや、具体的な例も紹介します。
仕事の生産性を上げたい方はぜひ最後まで読んでください。
1. ルーティン化とは？
ルーティン化とは「仕事の流れを定型化し、自動化できる部分を増やすこと」です。
定型的な業務というのはどの業界でもどんな職種でも必ず存在します。それらの定型的な業務をまとめてルーティンとして行うようにすることを指します。
具体的には、ルーティン化するためには以下の方法があります。
・毎日行うタスクをリストアップし、順番を決める。
・よく使うツールや資料を整理し、すぐ取り出せるようにする。
・作業手順をマニュアル化し、誰でもできるようにする。
・定型的なメールや資料作成をテンプレート化する。
もしかしたら皆さんも実際に行っているルーティン化もあるのではないでしょうか。
日々の仕事をすこしずつやりやすいようにアップデートしていった結果、ルーティン化できていることもあるかもしれません。
2.仕事をルーティン化するメリット
仕事をルーティン化するメリットは、大きく分けて3つあります。
それぞれ見ていきましょう。
2-1. 意思決定の負荷を減らすことができる
毎日同じような作業を繰り返す場合に毎回何をすべきか考えなければいると、意思決定に多くのエネルギーを費やしてしまいます。
しかし、ルーティン化することで、事前に決められた手順通りに作業を進めることができます。そのため、意思決定による脳の負荷を減らすことができます。
2-2.集中力を高めることができる
ルーティン化することで、作業の流れを固定できます。流れができていると作業がスムーズになり、最低限の集中力で作業が可能になります。
また、作業に迷いがなくなるため、無駄な時間や労力を削減して集中力を維持することもできます。
2-3.時間と労力を節約できる
ルーティン化によって、毎回同じ手順で作業を進められるため、迷いがなくスムーズに作業を進められます。必要な情報やツールを事前に準備しておけるため、探す手間が省けます。集中力が途切れることなく作業を進められるため、作業時間を短縮できます。
また、ルーティン化しておくことによって、難しい仕事も単純な方法で行うことが出来ます。単純な仕事であれば新人や後輩でも行えるようになります。
3.ルーティン化に向いている仕事
具体的にはどのような仕事がルーティン化に向いているのでしょうか。例を挙げて紹介していきます。
3-1.毎日行うタスク
・朝のメールチェック
・顧客への挨拶
・資料作成
・データ入力
3-2.手順が決まっているタスク
・営業活動
・経理処理
・人事手続き
・製品製造
3-3.繰り返し行うタスク
・報告書作成
・プレゼンテーション準備
・データ分析
・プロジェクト管理
3-4.ミスが発生しやすいタスク
・数字の入力
・書類の整理
・スケジュールの管理
・発注処理
3-5.時間と労力がかかっているタスク
・会議の準備
・資料の翻訳
・データの収集
・システムの運用
以上に挙げたような複雑でない仕事がルーティン化しやすい仕事です。
・単純作業を繰り返す
・創造性が必要ない
・マニュアル通りに進めやすい
・仕事中に複雑な判断を必要としない
これらのポイントを持つ仕事がルーティン化しやすい仕事です。
4.ルーティン化することの注意点
仕事をルーティン化することには注意点があります。注意点をまとめたのでそれぞれ見てみましょう。
4-1.すべての仕事がルーティン化できるわけではない
先述しましたが、創造性や柔軟性が求められる仕事は、ルーティン化に向いていません。
意思決定コストが低く、Yes or No程度で回答可能な難易度の低い仕事をルーティン化しましょう。
4-2.ルーティン化によって、創造性や柔軟性が失われる可能性がある
常に同じ手順で作業を行うことに慣れると、新しいアイデアを思いついたり、柔軟に対応したりすることが難しくなる可能性があります。
仕事は常に改善していくべきですが、創造性が失われると、発想が乏しくなり改善点を見つけにくくなってしまうリスクがあります。
4-3.マンネリ化を防ぐ工夫が必要
同じ作業を繰り返し行うことは、マンネリ化につながります。定期的に作業内容を見直し、改善したり、新しい方法を取り入れたりすることが必要です。
また,マンネリ化は集中力の阻害要因にもなります。意識的に集中力を高める工夫が必要です。
5.ルーティン化の成功事例
実際にはどのような仕事がルーティン化できるのでしょうか。営業職の場合と、事務職の場合の例をみてみましょう。
5-1.営業職
・顧客への挨拶、自己紹介、提案内容の説明などの基本的な流れを定型化することで、新人でもスムーズに営業活動を開始できる。
・顧客管理ツールを活用することで、顧客情報を一元管理し、効率的に顧客フォローを行うことができる。
5-2.事務職
・データ入力、資料作成、メール送受信などの定型的な作業をマニュアル化することで、ミスを減らし、作業時間を短縮できる。
・ワークフローツールを活用することで、作業の進捗状況を可視化し、チーム全体の効率化を図ることができる。
6.まとめ 簡単な仕事はルーティン化して効率化しよう
仕事をルーティン化することで、業務の効率を上げて短時間で仕事を終わらせることができるようになります。
さらに難しい仕事も単純できれば、新人でもベテランと同じクオリティの仕事ができるようになります。
ルーティン化することで今までしていた仕事を短時間で終わらせ、創造性を必要とする仕事に時間を割き、仕事全体の生産性や効率を上げていきましょう。
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