時間管理はビジネスマンにとっては必須スキルと言ってもいいでしょう。
さらにプライベートにおいても、忙しい中で限られた時間を有効に活用するために重要なスキルです。
時間管理の方法は十人十色です。さまざまな方法がありますが、今回の記事でご紹介するのはタスクに「見積もり時間」を添えるということです。
見積もり時間を添えることで時間管理が容易になり、生産性を上げれます。
時間の管理方法でお悩みの方はぜひ最後まで読んで、見積もり時間を添えることを検討してみてください。
1.見積もり時間をつけることとは？
僕は仕事をもらった段階で、その仕事の完了までに何分かかるか見積もりを付けるようにしています。
普段仕事していてみなさん理解されていると思いますが、時間は有限です。
その有限の時間を使おうとすると、時間の管理は必須スキルです。
そこで、提案したいのが見積もり時間をつけようということです。
もらったタスクに対して今までの経験から、
「これは30分！」「このタスクはだいたい180分。ここまでに60分かけて、残りの部分は120分で終わらせよう！」という具合に見積もり時間を付けていきます。
このようにタスクに時間を付けてから、TODOリストの中に入れて仕事を管理しています。
この時間の管理法を始めてから、生産性が向上し時間を余らせることが出来るようになりました。
見積もり時間を付けることで、時間の使い方の整理ができるようになるのです。
慣れない内は見積もりをすること自体に時間がかかるかもしれないですが、慣れてくると1分もかかりません。
もらったタスクを「これ、5分」と10秒で見積もりができるようになります。
ただ、大きなタスクだと細分化の必要があるので慣れている僕でも5分ぐらいかけて「よし、720分」となることもあります。
2.見積もり時間をつけるメリット
仕事やタスクはためずにどんどん消化していくべきモノです。そこで、仕事やタスクが増えたときには紹介しやすくするために、見積もり時間を添えていきましょう。
見積もり時間を添えることで、以下のようなメリットがあります。
・タスクの優先順位を決めやすくなる
・スケジュールを立てやすくなる
・タスクの進捗状況を把握しやすくなる
・時間内にタスクを完了しやすくなる
それぞれ見ていきましょう。
2-1. タスクの優先順位を決めやすくなる
見積もり時間をつけることで、タスクごとにかかる時間を比較しやすくなります。これにより、タスクの優先順位を決めやすくなります。
例えば、僕の場合は重要度は高くてもかかる時間が短いタスクは、重要度は低くてもかかる時間が長いタスクよりも優先順位を高めて処理していきます。
仕事の基本は重要度の高いタスクから行うべきですが、重要度は低いけど一つのタスクが５分で終わる作業が5個もあるのであれば、この重要度の低い5個のタスクから終わらせて、TODOリストを軽くしておく方が効率が良いです。
タスクを溜めすぎて、自分に負荷をかけるよりも小さなタスクは即終わらせてどんどん消化していきましょう。
2-2. スケジュールを立てやすくなる
見積もり時間をつけると、タスクを完了するために必要な時間を把握できます。これにより、スケジュールを立てやすくなります。
例えば、タスクの見積もり時間が10時間の場合、1日8時間の労働時間で考えると、1.25日かかることになります。仮に、1日2時間ずつ消化していけば5日間で終わります。
このようにかかる時間が明確になっているとタスクを終了させるために必要な時間が明確になり、スケジュール管理の能力の向上にもつながります。
2-3. タスクの進捗状況を把握しやすくなる
見積もり時間をつけると、タスクの進捗状況を把握しやすくなります。これにより、進捗が遅れているタスクがあれば、早めに対処することができます。
例えば、見積もり時間が10時間のタスクを5時間実行したとすると50%の進捗となります。
見積もりによってタスクが定量化されて、数値で管理しやすくなるというメリットがあります。
2-4. 時間内にタスクを完了しやすくなる
見積もり時間を参考にしながら、タスクを進めることで時間内にタスクを完了しやすくなります。
締め切りのあるタスクを実行するとき、時間内に終わらせようとスピードを上げて取り組もうとすると思います。
自分の決めた見積もり時間が誤りにならないように、時間内に何とかタスクを完了させようとする「締め切り効果」をうまく利用しましょう。
3.見積もり時間をつける際のポイント
見積もり時間をつける際は、以下のポイントを押さえるとより正確な見積もりをつけることができます。
見積もりの見通しが甘いと、結局困ってしまうのは未来の自分です。未来の自分のためにも、できるだけ精度の高い見積もりをしましょう。
3-1.タスクの内容を具体的に把握する
タスクの内容を具体的に把握することで、タスクに必要な作業をより正確に把握することができます。具体的には、タスクの目的、対象、範囲、必要な資料などを明確にしておきましょう。
もしも、タスクの内容が不明瞭な状態で見積もりをしないといけない場合は時間に余裕を持って見積もりをするようにしましょう。
3-2.タスクに必要な作業を洗い出す
簡単なタスクにかかる時間を見積もりするのは簡単です。タスクが簡単に終わるということは短時間で済むので、終了までにかかる時間を見通すことが出来るからです。
難しいのは時間のかかる複雑なタスクです。そのようなタスクを見積もりするときには必要な作業を洗い出し、細かく分解してみましょう。細かく分解することで複数の小さなタスクに代わります。上述したように小さなタスクであれば時間を見積もることは簡単です。
見積もりをすることが難しい時は、タスクを分割してから見積もりましょう。
3-3.余裕を持った時間をつける
時間を見積もりするときには、余裕を持った時間をつけましょう。
タスクには進捗が遅れることや、想定外のトラブルがつきものです。
余裕を持った時間をつけておくと、気持ちにも余裕が生まれます。
また、想定より早く終えることで時間が余り、その余った時間を活用してさらなる成果を上げることができるようになります。
4.まとめ タスクの時間を見積もって、時間を上手く管理しよう
仕事においてタスクの時間を見積もることで、時間管理を効率化することができます。
「この作業の所要時間は30分！」とタスクを見た瞬間にかかる時間がわかれば時間の管理は圧倒的に上手くなります。
時間の管理はパズルに似ており、このパズルのピースの大きさがわからないこと、変わってしまうこと、パズルのピースをどんどん増やしてしまうことで管理が難しくなるわけです。
時間の見積もりをすることでピースの大きさが明確になります。また、ピースの大きさが変わってしまうことはあっても大きくなることは防げます。大きくならなければ空間に入れ込めますしね。スケジュール帳の空いた時間にうまくパズルを組み立てていきましょう。
時間を見積もる習慣を付けて、時間管理を徹底していきましょう。
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