毎日迫りくる予定という荒波にもまれながら、忙しい毎日をお過ごしの皆様。
きっと、そんな荒波を上手いこと乗り越えておられる事だと思います。
さて、では予定をどうやって管理されているでしょうか？
予定を管理するために何かしらのツールをお使いかと思います。
そのスケジュールを管理する方法として手帳とスマホの2種類があります。
そしてこのスケジュール管理方法はどちらの方が良いのか？
どっちにもいいところがあるので、これは非常に悩みどころだと思います。
そもそも、スケジュール管理は従来の方法であれば手帳です。
スマホは近年になって台頭してきたので、40代以上の方は手帳でしか管理したことがなかったかもしれませんね。
ですが、今のデジタルネイティブ世代からしたらスマホでの管理が当たり前になっているのかもしれません。
今回はスケジュール管理は手帳orスマホどちらがいいのかについてまとめていきたいと思います。
1.それぞれのメリットとデメリット
まずはそれぞれのメリットとデメリットについてまとめていきたいと思います。
どちらにも特徴がありますのでその特徴を理解してもらった上でどちらの方が良いのか考えていきましょう。
1-1.手帳を使うことのメリット
・自分の使い方のスタイルに合わせて目立たせたりカスタムがしやすい
・手書きなので忘れづらい
手帳でのスケジュール管理はこれらのメリットがあります。
それぞれについて確認していきましょう。
1-1-1.自分の使い方のスタイルに合わせて目立たせたりカスタムがしやすい
手帳を使っていると自分の使い方に合わせて必要なスケジュールを目立たせたりといった活用ができます。
例えば挿絵を入れたり、色分けをしたり。これらは手書きの方が簡単にできます。
自分の使い方に合わせて簡単に装飾できるのが紙の手帳のいいところですね。
1-1-2.手書きなので忘づらい
文字を書くときには手を動かしますよね。
手は脳と連動しているため、手書きをしていると脳科学的に忘れにくくなります。スケジュール帳を使う際の用途としてはタスクを忘れないということも含まれていますよね。
手帳に”書く”という行為で脳科学的にも忘れないという効果を生み出すことができます。
1-2.スマホを使うことのメリット
スマホを使ってのスケジュール管理には以下の方法があります。
・いつでもどこでもスケジュールが確認できる
・リマインダーとして通知することができる
・スケジュールを共有できる
これらのメリットについて説明していきたいと思います。
1-2-1.いつでもどこでもスケジュールが確認できる
スマホを持っている限りいつでもどこでもスケジュールの確認ができるのがスマホでスケジュール管理をするときのいいところです。
基本的にはスマホの方が手帳よりも小さいことが多いでしょう。それだけ運びやすくもあります。
デジタルツールのいいところはこのように”いつでもどこでも”ではないでしょうか。
1-2-2.リマインダーとして通知することができる
人は忘れる生き物です。
なので、リマインダーという機能を設けて忘れないように通知することができます。
例えば、10時に予定が入っているのであれば9時30分に通知を入れるように設定することができます。
僕も人生で人との約束を1度だけすっぽかしたことがあります。手帳に書いていたにもかかわらず、単純に頭から抜け落ちてしまっていました。
このようなことが二度とないようにこのリマインダー通知は必須だと感じております。
1-2-3.スケジュールを他人と共有できる
手帳にはないメリットとしてスケジュールを共有できることです。
手帳は自分が手帳に書いて自分で確認するためのツールですが、スマホを使ってクラウド上で管理すれば、任意の人と共有ができます。
以前勤めていた会社ではOutlookというツールで社員全員がスケジュールを確認できるようにしてありました。
逆に言うとスケジュールを見られてしまうというデメリットもあるわけですね。。（笑）
1-3.手帳管理のデメリット
ここからは手帳でのスケジュール管理のデメリットについても紹介していきたいと思います。
1-3-1.書いたり消したりがめんどくさい
手書きでスケジュール管理していると変更があった時に大変です。一度書いた予定を消し、新たなスペースに書き直すことが必要で、これが手間です。
ボールペンで書くと、横線2本でしか消せないので文字が残ってしまいますし、シャーペンで書くにしても消しゴムで消さないといけない。
スマホであれば簡単に跡形もなく消せるのに、、と思ってしまうことがあるかもしれません。
1-3-2.書くスペースに限界がある
手帳は紙です。そのため、どうしても書くスペースに限界があります。
例えば一日の間にぎっしり予定が詰まってしまっても、その日のスペース内に書けない場合があります。スマホの場合はデータなので、どれだけ大量に予定が入ってもねじ込むことが可能です。
書きたいことがすべて書ききれなくなるというのは大きなデメリットかもしれませんね。
1-4.スマホ管理のデメリット
スマホでスケジュールを管理するとデメリットも生じます。デメリットについてまとめていきたいと思います。
1-4-1.スマホが壊れたらスケジュールをすべて失う
データで管理することの一番のデメリットはデータが消えてしまうとすべてが消えてしまうということです。
例えばスマホを落としてしまって壊れた場合、クラウドに保存していない限り、予定がすべて消えてしまいます。
手帳というアナログツールであれば、データが消えるという心配はありません。
そのため、クラウド上などにバックアップなどを取っておくことをおススメします。
1-4-2.電池が切れるとスケジュールが見れなくなる
スマホは電池で動いています。そのため、電池が切れてしまうとスケジュールが見れなくなります。
スマホの電池は生命線ともいえるため、予備バッテリーを持ち歩いている人も多いかもしれませんね。
そういった持ち運びの手間が増えるのがデメリットと言えるでしょう。
2.どちらの方法で管理するのがいいの？
それではどちらの方法で管理するのが良いのでしょうか。
それぞれの方法が向いている人の特徴は以下の通りになります。
メリットデメリットについて比較してみました。
| 紙の手帳 | スケジュール管理アプリ | |
| 携帯性 | △ | 〇 |
| 使い方の自由度 | 〇 | × |
| 習慣化のしやすさ | × | 〇 |
| 管理しやすい時間単位 | 当日～1年 | 当日～1か月 |
| 情報の共有のしやすさ | × | ○ |
| その他の特徴 | スケジュール以外にも記録や管理がしやすい | 用途に合わせてアプリの展開がある |
仕事はスマホ管理、プライベートは手帳管理、といった使い分けも可能です。
仕事とプライベートで手帳を分けて考える方もおられます。
僕も手帳は仕事とプライベートで使い分けています。
経営者やフリーランスなど仕事と、プライベートの境目が薄い人は手帳は共通でいいかもしれないで、そうでない人は便宜上どちらでもいいと思います。
まとめ 自分に合ったスケジュール管理方法を確立しよう
今回スケジュールの管理方法についてまとめてきましたが、一番大事なのは自分に合った方法で管理するということです。
様々な方法はあると思いますが、一番大事なのは「決めた予定を忘れないように管理する」ということです。
自分に合った方法を見つけて、使いやすい方法でスケジュールを管理していきましょう。
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